Le biblioteche sono chiamate a conciliare qualità del servizio e disponibilità del personale con esigenze di accesso sempre più estese. Studenti e ricercatori vivono l’università con tempi frammentati, e la richiesta di poter ritirare un libro anche fuori dagli orari di apertura è sempre più diffusa.

Gli orari di apertura rappresentano inevitabilmente un elemento organizzativo con cui le biblioteche e i loro utenti devono confrontarsi.

Alla Sapienza Università di Roma, presso la Facoltà di Lettere, questo scenario è cambiato. Gli Smart Locker WIB sono stati integrati con il sistema bibliotecario Sebina, la suite completa per la gestione e fruizione dei servizi bibliotecari di Dot Beyond, trasformando il ritiro dei documenti in un servizio automatizzato, disponibile anche fuori dagli orari di apertura della biblioteca.

Le aziende tecnologiche coinvolte

Il progetto Sapienza nasce dalla collaborazione tra tre realtà con competenze complementari. ISNG, partner rivenditore e intermediario tecnologico, ha accompagnato l’integrazione sul territorio e lo sviluppo SW, WIB ha messo a disposizione l’infrastruttura degli Smart Locker, progettata per dialogare in tempo reale con sistemi gestionali terzi tramite API, e Dot Beyond tramite Sebina, la suite completa per la gestione e fruizione dei servizi bibliotecari.

Il problema

Il modello tradizionale di prestito richiede che l’utente si presenti fisicamente al banco durante l’orario di servizio. Per chi studia, lavora o vive l’università con tempi frammentati, questo significa spesso rinunciare al prestito, rimandarlo oppure organizzare la giornata attorno agli orari della biblioteca invece che ai propri.

Il progetto realizzato per la Sapienza nasce per rendere il ritiro dei libri indipendente dagli orari di apertura, senza intervento del personale al momento del ritiro.

Come funziona l’integrazione tra SebinaNEXT e gli Smart Locker WIB

Il flusso è interamente digitalizzato e si basa su un’integrazione in tempo reale via API tra Sebina e gli Smart Locker.

L’utente effettua una richiesta di prestito o una prenotazione direttamente da Sebina e seleziona lo Smart Locker come punto di ritiro. Il sistema verifica automaticamente la disponibilità dei vani e, se c’è spazio, ne prenota uno generando due codici distinti, uno per il bibliotecario che deposita il libro e uno per l’utente che lo ritira.

Quando il libro viene inserito nel locker, l’utente riceve una notifica via email. A quel punto può presentarsi quando vuole, inserire il proprio codice personale e ritirare il libro. Il prestito viene registrato automaticamente nel sistema, senza bisogno di passaggi manuali aggiuntivi.

Le caratteristiche che rendono il progetto innovativo

Alcuni elementi distinguono questa integrazione da un semplice deposito automatizzato.

Il sistema gestisce in autonomia le code quando i vani sono occupati, evitando colli di bottiglia nei momenti di alta richiesta.

È possibile scegliere tra vani alti o bassi, un dettaglio che migliora l’accessibilità per utenti con esigenze specifiche.

Ogni fase del processo è accompagnata da notifiche automatiche.

A tutto questo si aggiunge un livello di automazione che lavora in background come la verifica dello stato dei vani, la registrazione di depositi e ritiri, la gestione dei libri non ritirati entro la scadenza e la generazione report utili al personale bibliotecario per monitorare l’andamento del servizio.

Cosa cambia per studenti e bibliotecari

Per chi prenota un libro, il vantaggio è chiaramente il ritiro autonomo e tempi di attesa ridotti, con un’esperienza digitale semplice dall’inizio alla fine.

Per le biblioteche, il beneficio è altrettanto concreto. Le attività manuali al banco diminuiscono, la gestione delle prenotazioni si ottimizza, lo stato dei documenti viene monitorato automaticamente e il personale può dedicare più tempo ad attività a maggior valore invece che alla logistica del ritiro.

Il valore per la Sapienza e per il sistema bibliotecario universitario

L’integrazione tra SebinaNEXT e gli Smart Locker WIB rappresenta un passo concreto verso la trasformazione digitale dei servizi bibliotecari accademici. Sapienza introduce così un modello di biblioteca più accessibile, automatizzata e orientata all’esperienza dell’utente, in linea con le esigenze di chi vive l’università con tempi e ritmi sempre meno compatibili con gli orari tradizionali di un servizio pubblico.