Las bibliotecas deben conciliar la calidad del servicio y la disponibilidad del personal con unas necesidades de acceso cada vez más amplias. Estudiantes e investigadores viven la universidad con horarios cada vez más fragmentados, y la posibilidad de recoger un libro incluso fuera del horario de apertura de la biblioteca es una necesidad cada vez más extendida.

Los horarios de apertura representan inevitablemente un aspecto organizativo al que tanto las bibliotecas como sus usuarios deben adaptarse.

En la Universidad Sapienza de Roma, concretamente en la Facultad de Letras, este escenario ha cambiado. Los Smart Lockers WIB se han integrado con el sistema bibliotecario Sebina, la suite completa de Dot Beyond para la gestión y prestación de servicios bibliotecarios, transformando la recogida de libros y documentos en un servicio automatizado, disponible incluso fuera del horario de apertura de la biblioteca.

Las empresas tecnológicas que participan en el proyecto

El proyecto de Sapienza nace de la colaboración entre tres empresas con competencias complementarias.

ISNG, partner distribuidor e intermediario tecnológico, ha acompañado la implementación de la integración y el desarrollo de software. WIB ha proporcionado la infraestructura de Smart Lockers, diseñada para comunicarse en tiempo real con sistemas de gestión de terceros mediante API. Por su parte, Dot Beyond, a través de Sebina, aporta la suite completa para la gestión y prestación de los servicios bibliotecarios.

El problema

El modelo tradicional de préstamo requiere que el usuario acuda físicamente al mostrador durante el horario de servicio.

Para quienes estudian, trabajan o compaginan la vida universitaria con diferentes compromisos, esto significa a menudo renunciar al préstamo, posponer la recogida o tener que organizar su jornada en función del horario de la biblioteca en lugar de sus propias necesidades.

El proyecto desarrollado para Sapienza nace precisamente para hacer que la recogida de libros sea independiente del horario de apertura de la biblioteca, sin necesidad de intervención del personal en el momento de la recogida.

Cómo funciona la integración entre SebinaNEXT y los Smart Lockers WIB

Todo el proceso está digitalizado y se basa en una integración API en tiempo real entre Sebina y los Smart Lockers WIB.

El usuario realiza una solicitud de préstamo o una reserva directamente desde Sebina y selecciona el Smart Locker como punto de recogida. El sistema comprueba automáticamente la disponibilidad de los compartimentos y, si hay espacio, reserva uno generando dos códigos diferentes: uno para el bibliotecario que deposita el libro y otro para el usuario que lo recoge.

Cuando el libro se deposita en el locker, el usuario recibe una notificación por correo electrónico. A partir de ese momento, puede acudir cuando lo desee, introducir su código personal y recoger el libro.

El préstamo queda registrado automáticamente en el sistema, sin necesidad de realizar pasos manuales adicionales.

Las características que hacen innovador el proyecto

Algunos elementos diferencian esta integración de un simple sistema de depósito automatizado.

Cuando los compartimentos están ocupados, el sistema gestiona las colas de forma autónoma, evitando cuellos de botella durante los periodos de mayor demanda.

También es posible elegir entre compartimentos situados a mayor o menor altura, una funcionalidad que mejora la accesibilidad para usuarios con necesidades específicas.

Cada fase del proceso está acompañada de notificaciones automáticas.

A todo ello se suma un nivel adicional de automatización que funciona en segundo plano: la comprobación del estado de los compartimentos, el registro de depósitos y recogidas, la gestión de los libros que no se recogen antes de la fecha límite y la generación de informes que permiten al personal bibliotecario monitorizar el funcionamiento y el uso del servicio.

Qué cambia para estudiantes y bibliotecarios

Para quienes reservan un libro, la principal ventaja es clara: recogida autónoma de libros y menores tiempos de espera, con una experiencia digital sencilla de principio a fin.

Para las bibliotecas, los beneficios son igualmente concretos. Se reducen las actividades manuales en el mostrador, se optimiza la gestión de las reservas, el estado de los documentos se monitoriza automáticamente y el personal puede dedicar más tiempo a actividades de mayor valor, en lugar de ocuparse de la logística asociada a la recogida de libros.

El valor para Sapienza y para el sistema bibliotecario universitario

La integración entre SebinaNEXT y los Smart Lockers WIB representa un paso concreto hacia la transformación digital de los servicios bibliotecarios universitarios.

Sapienza introduce así un modelo de biblioteca más accesible, automatizado y orientado a la experiencia del usuario, en línea con las necesidades de estudiantes e investigadores cuyos horarios y ritmos de vida son cada vez menos compatibles con los horarios tradicionales de un servicio público.